Krieg ich eigentlich etwas zurück, wenn ich für den Job ein paar Tage in einer anderen Stadt war — oder ist das Geld für Kaffee und Brötchen unterwegs einfach weg? Diese Frage zur Dienstreise und zum Verpflegungsmehraufwand höre ich jedes Jahr von allen, die ihre Steuererklärung als Arbeitnehmer selbst machen und zum ersten Mal auf diese Zeile bei den Werbungskosten stoßen. Ein paar ELSTER-Tipps später ist die Sache halb so wild.
Kurz vorweg, weil es dazugehört: Auf dieser Seite stehen Affiliate-Links. Kaufst du über so einen Link, bekomme ich eine kleine Provision, für dich bleibt der Preis gleich. Verlinkt sind nur Steuerhilfen, die ich in meinem eigenen ELSTER-Jahr selbst benutzt habe. Steuerberaterin bin ich keine, und Steuerberatung ist das hier auch nicht — nur die Erfahrungen einer ganz normalen Angestellten aus Hannover. Bei kniffligen Fällen fragst du besser einen Fachmann oder deinen Lohnsteuerhilfeverein.
Die kurze Antwort vorne weg: Ja, meistens springt etwas heraus, aber nicht über gesammelte Restaurantbelege, sondern über Pauschalen, die sich nach deiner Abwesenheitszeit richten. Den Rest sortiere ich hier entlang der Fragen, die mir dazu am häufigsten begegnen.
Zählt der Weg ins Büro schon als Dienstreise?
Nein, der tägliche Weg ins Büro ist steuerlich etwas völlig anderes als eine Dienstreise. Dein Büro ist deine erste feste Arbeitsstelle, und der Weg dorthin läuft über die Pendlerseite. Fährst du dagegen zu einem Seminar oder in eine andere Filiale, arbeitest du auswärts — und erst dann geht es um Verpflegungsmehraufwand. Diese beiden Dinge sauber zu trennen ist einer der einfachsten Wege, um häufige Fehler bei der Steuererklärung zu vermeiden.
Beim Verpflegungsmehraufwand zählt die Zeit, nicht der Kassenbon
Der größte Denkfehler beim ersten Mal: dass man jeden Restaurantbeleg und jede Bäckerquittung sammeln müsste. Das Finanzamt interessiert sich gar nicht dafür, was dein Mittagessen gekostet hat. Es rechnet mit festen Pauschalen, und die hängen allein davon ab, wie lange du unterwegs warst.
Für mich heißt das: nicht in den Geldbeutel schauen, sondern auf die Uhr. Bevor ich eine Reise eintrage, notiere ich, wann ich zu Hause los bin und wann ich zurück war — bei mehrtägigen Reisen zusätzlich, welcher Tag ein reiner Reisetag war. Wie viele Stunden Abwesenheit welche Stufe auslösen, schlage ich jedes Jahr kurz nach, statt eine Zahl aus dem Kopf zu behaupten; bei so etwas will ich mich nicht vertun.
App, Kurs oder einfach loslegen?
Braucht man dafür eine App oder einen teuren Kurs? Nötig ist beides nicht. Geladen hatte ich mir mal eine Steuer-App aus dem App Store, die kostenlos aussah und dann ausgerechnet beim Absenden eine Jahresgebühr sehen wollte — die ist noch am selben Abend wieder vom Handy geflogen.
Geholfen hat mir stattdessen ein schlichter Leitfaden. Der Steuern sparen für Arbeitnehmer [Mein Jahresbegleiter] ist klar auf Angestellte zugeschnitten, ohne den ganzen Ballast für Selbstständige, und der Einstieg ist günstig genug, dass kein Druck entsteht, ihn sofort „lohnen" zu müssen. Einen Live-Support gibt es nicht, man muss selbst dranbleiben — aber für die Reisekosten hat mir genau das gereicht.
Wer beim Thema richtig Feuer fängt, kann tiefer gehen: Den Steuer-AhA-Effekt Videokurs habe ich mir mal angesehen, weil er aufgebaut ist wie eine kleine Online-Akademie. Für eine normale Lohnsteuererklärung ist er allerdings meist zu viel des Guten, deutlich teurer, straffes Tempo. Die Notizen aus dem Jahresbegleiter reichten mir für meine Dienstreise vollkommen.
Die Reise in der Anlage N eintragen
In ELSTER wandert die Dienstreise in die Anlage N zu den Werbungskosten — in dieselbe Ecke wie zum Beispiel Arbeitsmitteln. Dort trage ich die Reisetage und die Abwesenheitszeiten ein, den Rest der Rechnung übernimmt das Programm von selbst.
Der Punkt, an dem viele stolpern: Was der Arbeitgeber schon steuerfrei erstattet hat, muss abgezogen werden. Bevor ich also irgendeine Zahl eintrage, hole ich die Reisekostenabrechnung aus der Firma heraus und schaue, was davon bereits zurückgezahlt wurde — nur die Differenz gehört in die Erklärung. Wer diesen Schritt überspringt, trägt schnell doppelt ein, und das fällt beim Finanzamt auf.
Auch eine Fortbildung kann eine Dienstreise sein
Vielen ist gar nicht klar, dass ein mehrtägiges Seminar genauso zählt. Warst du für eine Fortbildung in einer anderen Stadt, gilt für die Verpflegung dieselbe Logik wie für jede andere Auswärtstätigkeit — entscheidend ist die Abwesenheit, nicht die Seminargebühr oder das Hotelfrühstück. So ein Seminar in Hamburg ist bei mir der Klassiker: Anreisetag, ein voller Tag, Abreisetag — und jeder dieser Abschnitte wird eigenständig gerechnet, ohne dass ich einen einzigen Essensbeleg abtippe.
Meine kurze Belegliste vor dem Absenden
Bevor ich auf „Absenden" klicke, gehe ich eine kurze Liste durch — mehr Notizzettel als System. Beim letzten Mal fielen mir dabei drei Quittungen wieder ein, die ich fast liegen gelassen hätte; am Ende machten sie über 60 Euro Unterschied bei der Erstattung aus.
Mein Tipp, der nichts kostet: Schreib dir Abfahrt und Rückkehr sofort auf, am besten noch am Reisetag, solange du sie sicher weißt — Monate später rätselst du sonst, ob es nun halb acht oder acht war. Willst du dir das Nachschlagen abkürzen, nimmt dir der Jahresbegleiter das Sortieren ab; nötig ist er nicht, bequem schon.
So sperrig „Verpflegungsmehraufwand" klingt — am Ende sitze ich gar nicht lange davor: Handgelenk auf der kühlen Tischplatte, ein Blick auf die Reisezeiten, fertig. Nicht das Essen zählt, sondern die Stunden. Das ist der eine Satz, den ich mir gemerkt habe.