Was überzeugt das Finanzamt eher: ein Kassenbon von der professionellen Reinigung oder eine selbst geführte Wäscheliste mit Kilogrammangaben? Diese Frage hat mich beschäftigt, seit ich in meinem Steuertagebuch versucht habe, die Reinigungskosten für meine Arbeitskleidung sauber bei ELSTER als Werbungskosten einzutragen. Mein Vereinskollege Harald Dittmar hat mir genau diese Frage neulich gestellt, nachdem er in einem Hannover-Forum von meiner Steuererstattung gelesen hatte, und eine wirklich gute Antwort musste ich mir da selbst erst zurechtlegen.
Harald hatte meinen alten Beitrag über die gut 400 Euro entdeckt, die mir ELSTER nach meiner ersten eigenen Erklärung zurücküberwiesen hat, und sprach mich bei der nächsten Vereinsveranstaltung direkt darauf an. In seiner Jackentasche steckte ein zerknautschter Packen loser Kassenzettel, den er offenbar schon länger mit sich herumträgt, statt ihn irgendwo zu ordnen. Sein Plan: alles sammeln, was nach Beleg aussieht, und hoffen, dass es am Ende reicht. Mein Plan sieht inzwischen anders aus, seit ich beide Wege für Arbeitskleidung einmal durchgespielt habe.
Reinigungskosten für Arbeitskleidung: zwei Wege zum selben Ziel
Reinigungskosten für Berufskleidung zählen zu den Werbungskosten und landen in Anlage N, anders als etwa die Homeoffice-Pauschale, die als eigener Posten separat läuft. Für Harald war neu, dass es dafür nicht nur einen einzigen richtigen Weg gibt. Er dachte, ohne gestempelte Rechnung von einer Wäscherei sei bei der Reinigung gar nichts zu holen. Genau umgekehrt ist es meistens günstiger: Wer zu Hause wäscht, darf die Kosten schätzen, ganz ohne Beleg einer externen Reinigung.
Zwei Methoden stehen sich also gegenüber. Die eine rechnet mit Kilogramm, Stromverbrauch und der eigenen Waschmaschine. Die andere stützt sich auf Kassenzettel einer professionellen Reinigung und den dort dokumentierten Verschleiß. Beide führen zum selben Ziel, aber nicht bei jedem Kleidungsstück gleich gut, wie sich schnell zeigt.
Was zählt wirklich als typische Berufskleidung?
Bevor überhaupt eine der beiden Methoden zum Einsatz kommt, muss die Kleidung selbst durch den Test als Berufskleidung gehen. Meine Weste mit dem aufgestickten Firmenlogo und die Poloshirts mit demselben Stick auf der Brust gelten als typische Arbeitskleidung, weil niemand sie freiwillig privat tragen würde. Meine schwarzen Stoffhosen dagegen, die ich zwar nur im Büro anhabe, könnte ich theoretisch auch zu einer Beerdigung oder einem Abendessen anziehen, und genau deshalb fallen sie beim Finanzamt unter privates Vergnügen, komplett ohne Absetzbarkeit.
Für diese Unterscheidung gibt es eine Nichtbeanstandungsgrenze von 110 Euro pro Kalenderjahr für Arbeitsmittel insgesamt. Klingt großzügig, ist es aber selten, sobald Reinigung, die Kleidungsstücke selbst und vielleicht noch Sicherheitsschuhe zusammenkommen. Deshalb lohnt sich der genaue Blick auf die Reinigungskosten fast immer mehr, als einfach nur die Pauschale abzuhaken.
Mit der eigenen Waschmaschine rechnen
Ein Nachweis der tatsächlichen Waschladungen genügt dem Finanzamt, wenn er nachvollziehbar aufgeschrieben ist. Gerichte haben dafür Richtwerte anerkannt, die auf Kilogramm Trockenwäsche beruhen, für Buntwäsche liegt ein gängiger Wert bei 0,48 Euro pro Kilogramm, darin stecken Strom, Wasser, Waschmittel und die Abnutzung der Maschine. Bei einer Standardmaschine mit 5 Kilogramm Fassungsvermögen und einem Waschgang pro Woche über rund 45 Wochen im Jahr kommen allein fürs Waschen schon über 100 Euro zusammen, plus Trocknen und Bügeln, die sich auf dieselbe Weise ansetzen lassen. Bei mir kam am Ende eine Summe von 134,40 Euro nur für die Reinigung zustande, die ich bei ELSTER unter Arbeitsmittel eingetragen habe.
Bevor ich bei dieser Kilo-Rechnung gelandet bin, hatte ich es mit einer WISO-Steuer-Vorlage versucht, in der Hoffnung, dass die Software mir die Denkarbeit abnimmt. Bei der ersten Fehlermeldung, die nicht erklärte, was genau falsch eingegeben war, habe ich frustriert aufgegeben und bin zurück zu Zettel und Taschenrechner. Mein Nachbar Franz Weigand aus dem dritten Stock hätte mir das vorher sagen können, er schwört bis heute auf handschriftliche Notizen statt auf jede neue App, und inzwischen verstehe ich auch, warum: Bei der Kilo-Methode braucht man ohnehin nur einen Notizblock neben der Waschmaschine, keine zusätzliche Software.
Der Quittungs-Weg: professionelle Reinigung als Einzelnachweis
Sobald es um spezielle Schutzkleidung geht, die stärker beansprucht wird oder öfter gereinigt werden muss, kann der Nachweis über eine professionelle Reinigung sich mehr lohnen als die pauschale Kilo-Rechnung. Der tatsächliche Verschleißgrad, den eine Reinigung auf der Quittung vermerkt, überzeugt das Finanzamt oft stärker als eine reine Schätzung und kann zu einer höheren Erstattung führen. Wer solche Kleidung trägt, sollte jede Rechnung aufheben, statt auf die Kilo-Methode auszuweichen.
Wichtig ist dabei, die Kategorien nicht zu vermischen. Wer die eigene Wohnung professionell reinigen lässt, nutzt dafür die haushaltsnahen Dienstleistungen, das hier ist reine Berufskleidung und hat mit dem Haushalt nichts zu tun. Auch mit außergewöhnlichen Belastungen wie Krankheitskosten hat das nichts gemeinsam, das ist steuerlich eine ganz andere Schublade, genau wie Sonderausgaben eine eigene Kategorie neben den Werbungskosten bleiben. Mein Glossar der Werbungskosten erklärt solche Abgrenzungen ausführlicher, falls die Begriffe durcheinandergeraten. Eine ausführliche Checkliste, welche Belege man grundsätzlich sammeln sollte, würde hier zu weit führen, aber für Arbeitskleidung reicht der Überblick, den ich oben beschrieben habe. Über den automatischen Belegabruf bei der vorausgefüllten Erklärung taucht so etwas übrigens ohnehin nicht auf, das muss man von Hand ergänzen, und auch die Abgabefrist ändert nichts daran, welche Methode am Ende sinnvoller ist.
Wofür ich mich im Zweifel entscheide
Bei Weste, Poloshirts und allem, was regelmäßig in der eigenen Maschine landet, bleibe ich bei der Kilo-Methode: schnell aufgeschrieben, keine externen Belege nötig, und nach drei Jahren Übung habe ich die Zahlen fast im Kopf. Sobald aber Schutzkleidung mit echtem Verschleiß im Spiel ist, rate ich zu Quittungen von einer professionellen Reinigung, weil sie vor dem Finanzamt einfach mehr Gewicht haben. Wer das Ganze außerdem gemeinsam mit einem Partner sortiert, findet in meinem Beitrag zur Zusammenveranlagung oder Einzelveranlagung noch ein paar zusätzliche Kniffe bei den Werbungskosten.
Als der Drucker am Wohnzimmertisch mit einem kurzen Piepen anzeigte, dass mein eigener Steuerbescheid bereit zum Ausdrucken war, musste ich trotzdem an Haralds zerknautschten Zettelstapel denken. Inzwischen sortiert er seine Kassenzettel nach Monat, nicht mehr lose in der Jackentasche. Und genau deshalb schreibe ich das hier auf, damit nicht jeder erst durch einen Packen zerknautschter Kassenzettel muss, um zu merken, welche Methode zu welcher Kleidung passt.